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Télécharger le règlement intérieur

L'adéquation avec les statuts du GADEL et le respect des clauses du présent Règlement Intérieur conditionnent la validité de l'adhésion et le maintien de toute association ou personne physique dans le contexte fédéral.

Validé par le bureau le 30 janvier 2016

Adopté en Conseil d'administration le 20 février 2016 et révisé le 02 mai 2016

Ratifié par l'Assemblée générale du 21 mai 2016.

ARTICLE 1 - Composition de l'Assemblée Générale

L'Assemblée Générale se compose des délégués des associations membres conformément aux modalités fixées par l'Article 8 des statuts.

Les membres individuels participent également à l'AG, avec voix consultative.

ARTICLE 1bis - Conditions d'appartenance.

  • Pour une personne morale :
    • siège social dans le département du Lot, acceptation des statuts du GADEL et de la charte de FNE Midi-Pyrénées adossée, adéquation de l'objet avec au moins un des objectifs du Groupement, délibération du Conseil d'administration demandant l'adhésion, production des statuts ainsi que du récépissé de déclaration en préfecture pour les associations déclarées,règlement du montant de la cotisation annuelle et de la participation aux frais de gestion.
    • Chaque association adhérente transmet annuellement au GADEL son rapport d'activité et son bilan financier validés par son AGO.
    • Les partis politiques et les associations dont l'objet est de soutenir des candidats aux élections ne peuvent être membres de la fédération.
    • Le recrutement comme l'exclusion des associations membres sont prononcés par le CA proposition du Bureau.
  • Pour une personne physique :
    • adhésion aux statuts et à la charte adossée, engagement à participer à la vie de la structure, règlement du montant de la cotisation annuelle.
    • L'adhésion et l'exclusion des adhérents individuels sont prononcées par le C.A sur proposition du Bureau.
    • La démission d'un adhérent individuel doit être notifiée par courrier adressé au président du GADEL.

ARTICLE 2 - Modalités de l'Assemblée Générale

L'ordre du jour de l'Assemblée Générale est fixé par le Bureau en fonction des activités annuelles du Conseil d'Administration.

L'Assemblée entend les rapports sur les activités du Conseil d'Administration et sur la situation financière du Groupement, ainsi que le rapport moral du Président.

Elle approuve les comptes de l'exercice, vote le budget, adopte les orientations et le projet de budget pour l'année à venir.

Elle fixe les modalités et le montant de la prise en charge des frais d'administration et de missions ainsi que la liste des bénéficiaires.

Chaque association adhérente peut faire inscrire dans l'ordre du jour de l'AG toute question qu'elle juge utile de voir discuter et entrant dans le cadre des objectifs du Groupement, ceci avant l'envoi des convocations.

Ces dernières sont envoyées au moins 15 jours à l'avance. Elles indiquent l'ordre du jour.

L'AG est souveraine et toutes ses décisions sont adoptées à main levée à la majorité absolue des délégués (quorum).

Le scrutin secret peut être demandé par tout délégué présent à l'AG.

Chaque délégué d'association peut être porteur d'un pouvoir.

Il est établi un compte rendu de l'A.G communiqué à chaque président d'association membre chargé de sa diffusion auprès de son propre Conseil d'Administration et de l'information auprès de ses adhérents. Les membres individuels sont également destinataires de ce compte rendu.

Deux exemplaires sont déposés à la préfecture du Lot conformément aux exigences de l'Agrément officiel.

ARTICLE 3 - Conseil d'Administration : composition et rôle.

Il est constitué conformément aux dispositions statutaires par recrutement au sein des associations membres et des adhérents individuels. Les postulants précisent lors du dépôt de candidature la nature de leur engagement.

Les candidats issus des associations adhérentes sont proposés par leur structure-mère.

L'adhérent individuel candidat au poste d'administrateur doit justifier d'un cumul de trois adhésions annuelles consécutives au sein du groupement.

Le Conseil gère le Groupement selon la ligne de conduite fixée au cours de l'Assemblée Générale.

Il y a incompatibilité entre un mandat d'administrateur et un mandat politique au niveau européen, national, régional, départemental, communautaire, communal. Exception est faite pour les conseils municipaux des communes où le panachage est autorisé ; toutefois, les maires des communes rurales ne peuvent bénéficier de cette dérogation.

ARTICLE 4 - le Conseil d'Administration : modalités de réunion.

Le C.A se réunit sur simple convocation du président. Il peut aussi l'être sur demande d'un tiers au moins de ses membres, déposée auprès du président au plus tard 15 jours avant la date envisagée.

Il est établi un compte rendu de séance. Les comptes rendus signés par le président et le secrétaire sont inscrits sur un registre tenu à la disposition de tout adhérent pour consultation au siège social.

Pour être valables, les délibérations du C.A doivent être prises à la majorité absolue des membres présents.

En cas d'absence à trois reprises consécutives, non excusées, tout membre du C.A est considéré comme démissionnaire.

Le C.A se réunit au moins trois fois par an. Le président convoque celui-ci chaque fois que l'importance du sujet le nécessite.

ARTICLE 5 - le Bureau

Toute association membre, tout membre individuel s'engagent à participer à la gestion quotidienne de la fédération.

  • Composition : le Bureau comprend au moins 4 membres : un président, un vice-président, un secrétaire général, un trésorier.
  • Nomination : le Bureau est élu à partir de candidatures volontaires par le Conseil d'Administration, à la majorité absolue des membres présents. Il reste en fonction durant un an. Tous ses membres sont rééligibles.
  • Périodicité : le Président et son Bureau ont toute latitude pour décider de l'opportunité des réunions.
  • Votes : pour que les délibérations soient validées, la présence de trois membres au moins, dont le président ou son représentant, est nécessaire. Les décisions sont prises à la majorité absolue des présents. Elles sont portées à la connaissance des administrateurs lors du C.A suivant. En cas d'égalité des voix, celle du Président est prépondérante.

Tout membre du Bureau participant à une des élections évoquées au dernier alinéa de l'article 3 à une obligation de congé de représentation de l'association.

ARTICLE 6 - le Président : rôle et pouvoirs.

Outre les dispositions prévues dans le cadre de l'article 7 des statuts du GADEL, le président assume la représentativité du Groupement en se faisant assister par les responsables de commissions thématiques internes, ainsi que les représentants nommés par arrêté préfectoral dans les commissions administratives départementales et toute autre instance officielle.

Ces mandataires deviennent dès lors porte-parole officiels du GADEL. Ils agissent et s'expriment au nom du Groupement, ce en accord avec les textes qui le régissent (statuts, règlement intérieur), et les lignes de conduite décidées dans les différentes instances (A.G, C.A, Bureau).

Les documents officiels, accompagnés des commentaires des porte- parole, sont transmis en fin de mission au secrétariat du GADEL.

Les porte-parole sont responsables devant le C.A auprès duquel ils s'engagent à réaliser un rapport d'activité verbal et devant l'A.G par la production d'un résumé annuel écrit.

En cas d'absence du président, il est suppléé par le vice-président et en cas d'empêchement de ce dernier par tout membre du Bureau.

Le président a droit de signature sur tout chèque au nom de la Fédération pour régler les opérations de celle-ci ainsi que sur tout document officiel.

Il peut donner délégation spéciale à un administrateur ou à un membre de commission thématique pour tout acte de représentativité.

ARTICLE 7 - le secrétaire général : rôle et pouvoirs.

Le secrétaire tient les registres légalement prévus et les archives du Groupement.

Il est chargé de rédiger les comptes rendus des réunions.

Les archives sont conservées, sous sa responsabilité, au siège administratif du Groupement.

Le secrétaire met à la disposition des présidents des associations adhérentes et des membres individuels les documents concernant la gestion du Groupement et la documentation dont dispose ce dernier.

Il est chargé de la rédaction et de l'expédition des comptes rendus des réunions et peut être assisté par un secrétaire de séance, désigné en début de séance.

Il est responsable de la gestion des locaux et de la logistique du Groupement.

Il réceptionne le courrier entrant et les messages électroniques. Il transmet aux associations adhérentes ainsi qu'aux membres individuels les informations qui les intéressent et redistribue auprès des chargés de mission et autres personnes compétentes les documents qui les concernent.

Il peut recevoir délégation de trésorerie, en particulier droit de signature des chèques pour régler les opérations financières de la fédération.

Pour les grosses dépenses d'investissement (mobilier, informatique...) l'aval du C.A est nécessaire.

ARTICLE 8 - Rôle et pouvoirs du Trésorier.

Le trésorier est chargé de la gestion du patrimoine du Groupement.

Il effectue les paiements, reçoit les sommes dues, perçoit les cotisations.

Il procède au règlement des frais engagés par les bénévoles qui sont remboursés conformément à la législation en vigueur et sur production de justificatifs.

Il établit les bordereaux officialisant les dons et autres abandons de frais.

Il tient une comptabilité régulière de toutes les opérations et rend compte de sa gestion auprès du Conseil d'Administration.

Il présente annuellement un bilan et éventuellement un budget prévisionnel en AG.

Il a droit de signature sur tout chèque au nom du Groupement pour régler les opérations financières de celui-ci. Tout membre du Bureau peut recevoir délégation de trésorerie.

Pour les tâches d'accompagnement le trésorier se fait assister de toute personne compétente de son choix qu'il fait valider auprès du Conseil d'administration.

ARTICLE 8bis - Missions et frais de missions

Les membres du Conseil d'Administration ne perçoivent aucune rétribution ni indemnité dans le cadre des fonctions qui leur sont conférées.

Seuls les frais et débours occasionnés par l'accomplissement de leur mandat pourront, le cas échéant, être remboursés aux membres du Conseil d'Administration ou aux autres membres qu'il mandate, conformément au barème fiscal en vigueur, et ce au vu des pièces justificatives.

Les membres du Conseil d'Administration ou les membres mandatés peuvent renoncer au remboursement des frais et les laisser à l'association.

Le Trésorier, ou le Président s'il s'agit de frais concernant le Trésorier, est seul compétent pour procéder au remboursement immédiat sur justificatifs des seuls frais de mission relatifs aux frais de déplacement, hébergement et frais de bouche.

Le Conseil d'administration est compétent pour valider, en fonction de la spécificité de la mission, tout autre type de frais. Pour les missions éloignées ou d'une durée supérieure à une journée un devis doit lui être présenté.

Le rapport financier présenté à l'Assemblée Générale Ordinaire fait mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation versés aux membres du Conseil d'Administration ou aux membres qu'il mandate.

ARTICLE 9 - Le statut de bénévole

Toute personne appartenant à un des trois collèges définis par l'article 4 des statuts est considérée comme bénévole, qu'elle soit déclarée officiellement (Bureau, CA, chargé de mission...) ou qu'elle conserve l'anonymat administratif. Dans ce dernier cas il suffit qu'elle soit reconnue par le CA.

Les frais de sa participation peuvent être endossés par le chargé de mission qui la sollicite ponctuellement ou dans la durée.

Il est souhaitable que le bénévole, afin de permettre la valorisation de ses interventions dans le bilan financier annuel, comptabilise en fin d'année le nombre d'heures mises à disposition du GADEL (hors horaires de déplacement).

ARTICLE 10 - l'Observatoire Départemental Permanent des Pollutions (ODPP)

C'est la structure interne en charge de la lutte contre les atteintes à l'environnement sur l'ensemble du territoire lotois.

L'ODPP organise et coordonne l'activité du réseau d'observateurs de terrain qui assurent le repérage et communiquent les fiches de signalement.

Il établit et entretient le partenariat avec les pouvoirs publics, administrations d'Etat et collectivités.

Le responsable de l'ODPP assiste le président, le Bureau et le CA dans la gestion du Pôle et de l'Action juridiques. Il dispose de la latitude nécessaire pour mener à bien la mission de l'ODPP en accord avec les membres du Bureau.

ARTICLE 11 - Conseil Scientifique et Technique

Il est instauré au sein du GADEL un Conseil Scientifique et Technique composé de personnes retenues sur la base de leurs compétences et l'intérêt qu'elles portent à l'égard de la protection de l'Environnement.

Sa composition est représentative des disciplines nécessaires à la bonne appréhension des problématiques rencontrées par l'association.

Cet organe, essentiellement consultatif, assiste et conseille à la demande le Conseil d'Administration, le Bureau, voire une Commission thématique.

Les membres du CST sont nommés par le Conseil d'Administration pour une période de deux ans renouvelables. De fait, les membres du CA ou d'une commission interne ne peuvent siéger au sein de l'instance qui doit conserver son indépendance.

Le CST se réunit, totalement ou partiellement, à la demande du Président  du CA  afin d'émettre des avis sur les sujets qui lui sont proposés.

Les membres du CST appartiennent au 3è collège, défini à l'article 4 des statuts. Ils peuvent intervenir  en représentativité du GADEL sur mandat spécial du Président ou de son représentant.

ARTICLE 12 - Cotisations

Elles sont exigibles dans les trois mois qui suivent la fixation de leur montant par l'AG annuelle.

Dans le cas de situation financière particulière d'une association, les modalités de règlement sont laissées à l'initiative du Bureau qui peut saisir le CA pour avis.

ARTICLE 13 - Modification

Le règlement intérieur pourra être modifié en AG sur proposition du Conseil d'Administration, d'une association membre.

ARTICLE 14 - Filiation

Le GADEL est membre de la fédération régionale France Nature Environnement Midi-Pyrénées. Il est de ce fait, association affiliée au réseau national FNE.

Toute association membre du GADEL est affiliée à FNE Midi-Pyrénées.